MAIL STUDIO · DATENVERARBEITUNG
Deine Daten im Mail Studio
Stand: 1. November 2026. Diese Hinweise ergänzen die Datenschutzhinweise der Website mit Verantwortlichem und deinen Rechten.
Google-Verbindung und Bewerbungen
Du verbindest dein eigenes Google-Konto. Wir verwenden die bestätigte E-Mail-Adresse und die Berechtigung, Nachrichten über dein Gmail-Konto zu senden. Das Mail Studio liest dein Postfach nicht. Google befindet sich zunächst in der Testphase; nur freigegebene Testkonten können sich verbinden.
Persönliche Kontaktdaten, Arbeitgeberdaten, Betreff, Nachricht, Signatur und ausgewählte PDF-Dateien werden für Prüfung und Versand an unseren separaten Cloudflare-Dienst übertragen. Erst dein ausdrücklich bestätigter Versand übermittelt die einzelne Nachricht an Gmail und den jeweiligen Empfänger. Die Textvorlagen verwenden deine Eingaben ohne KI-Dienst.
Deine Übersicht und freiwillige Bildungsbegleitung
Du erhältst eine eigene Zusammenfassung an deine angegebene Adresse: Text, PDF-Übersicht, CSV, Excel und alle tatsächlich versendeten Bewerbungs-PDFs. Die Übersicht nennt deine Kontaktdaten und die angeschriebenen Arbeitgeber mit Adressen, Beruf, Bewerbungsart, Betreff und Zeitpunkt.
Die Weitergabe an Bildungsbegleiter ist zunächst ausgeschaltet. Wenn du sie einschaltest, erhalten die vor dem Versand angezeigten FUU-Empfänger dieselbe vollständige Übersicht und dieselben Unterlagen. Bei einer selbst eingegebenen FUU-Adresse erhält zusätzlich eleftherios.samouladas@fuu.de eine Sicherheitskopie; identische Zieladressen werden zusammengefasst. Prüfe diese Empfänger und Unterlagen vor deiner Freigabe. Große Dateimengen werden auf mehrere Nachrichten verteilt.
Speicherung und Trennen
Anschreiben und PDFs werden nicht im Kontoverlauf gespeichert. Im offenen Browser-Tab bleiben Entwürfe, Dateien und verschlüsselte Freigabe- und Versandbelege im Arbeitsspeicher. Die Cloudflare-Sitzung enthält einen verschlüsselten kurzlebigen Google-Zugangstoken sowie technische Prüfwerte, Zähler und Versandstatus; sie endet spätestens nach 30 Minuten. Trennen löscht die Sitzung und leert die aktuelle Arbeitsansicht. Ohne offenen gültigen Tab erfolgt kein späterer automatischer Versand.
Kontoverlauf und lokale Rückläuferprüfung
Dein Verlauf ist an die von Google bestätigte Kontoidentität gebunden. Er enthält Arbeitgeber- und Empfängerdaten, Bewerbungsart und Beruf, Betreff, Zeitpunkte, technische Nachrichtenkennungen, Anzahl und Größe der Anhänge sowie den Übergabestatus und von dir ausdrücklich zugeordnete kurze Rückmeldungen. Nachrichtentext, PDF-Inhalte, Google-Tokens und vollständige Rückläufer gehören nicht zum Verlauf. Neue Einträge werden nach der Umstellung bis zu 365 Tage ab dem jeweiligen Versuch aufbewahrt. Bereits vorhandene Einträge behalten ihr ursprünglich festgelegtes Ablaufdatum. Neue Bewerbungen verlängern ältere Einträge nicht.
Du kannst den Verlauf nach erneuter Anmeldung auch auf einem anderen Gerät ansehen, exportieren und löschen. Trennen beendet die Sitzung und entfernt flüchtige Eingaben; es löscht den Kontoverlauf nicht. Bei einer Verlaufslöschung verschwinden die Einträge aus der aktiven Ansicht und alte Freigaben werden ungültig. Bereits begonnene Sendungen können noch abschließen. Minimale technische Wiederholungssperren bleiben höchstens bis fünf Minuten nach dem Ende ihrer Freigabe- oder Ausführungsfrist bestehen. Cloudflare kann interne Wiederherstellungsstände vorhalten; eine sofortige physische Löschung sämtlicher Kopien wird nicht zugesagt. Eine Rücksetzung produktiver Verlaufsdaten ist in dieser Version nicht vorgesehen.
Die Adressprüfung übermittelt nur die Domain einer Empfängeradresse für eine DNS-Abfrage. Sie versendet keine Testnachricht und bestätigt weder die Existenz eines Postfachs noch eine Zustellung. Eingefügte Fehlertexte und EML-Dateien werden ausschließlich im Browser ausgewertet. Erst nach deiner ausdrücklichen Zuordnung wird eine kurze strukturierte Rückmeldung gespeichert, gekennzeichnet als Teilnehmerangabe. HTML, Bilder und Anhänge aus importierten E-Mails werden nicht ausgeführt oder nachgeladen. Es findet keine KI-Auswertung statt.
Eine erfolgreiche Übergabe an Gmail ist kein Nachweis der Empfängerzustellung. Die Gmail-Prüfung öffnet dein eigenes Postfach; das Mail Studio liest es weiterhin nicht. Eine reine Anmeldung zum Verlauf benötigt nur die Google-Identitätsberechtigungen. Zum Versand ist zusätzlich die Sendeberechtigung erforderlich.
Versendete Nachrichten, Übersichten und Anhänge verbleiben in den beteiligten E-Mail-Postfächern; Trennen löscht sie dort nicht. Heruntergeladene CSV-, Excel- und PDF-Dateien verwaltest du selbst. Die Google-Freigabe kannst du zusätzlich in deinem Google-Konto widerrufen.
Cloudflare verarbeitet die technischen Anfragen; Google verarbeitet Anmeldung und Mailversand. Deren Verarbeitung kann auch außerhalb der EU stattfinden. Weitere Informationen: Cloudflare-Datenschutz und Google-Datenschutz.